Как модернизировать документооборот и освободить 30% времени сотрудников научно-конструкторского центра при помощи платформы для автоматизации бизнес-процессов manage (one)
Сфера деятельности (основной продукт) Ядерный научно-исследовательский и конструкторский центр, специализирующийся на реакторных технологиях.
Компания-поставщик решений для проекта PravoTech (АО «Право.ру»)
Период реализации проекта С февраля по сентябрь 2022 года
Предпосылки и цели проекта Ключевым фактором в принятии решения по автоматизации работы с документами стал большой поток и объем документооборота, что приводило к ряду сложностей:
- На создание одного договора объемом 20-40 страниц уходило несколько рабочих дней. При ручном заполнении документа возникало большое количество ошибок и опечаток, что приводило к необходимости потратить еще несколько дней на проверку договора.
- Формирование и подготовка документов происходила в отдельных папках на персональных компьютерах разных сотрудников. Из-за этого, например, не всегда была возможность определить ответственного за договор сотрудника или выявить причины ненадлежащего исполнения условий договора.
- Из-за отсутствия возможности одновременно работать с документами возникала сложность по отслеживанию правок и замечаний, если в файле работали несколько специалистов. Сотрудники не всегда могли отследить, у кого именно из коллег в настоящий момент находится документ и каков его статус.
- Некоторые шаблоны документов оказывались устаревшими, и на их обновление также уходило время.
Все эти проблемы могли приводить к получению неустоек, росту дебиторской задолженности и прочим рискам, в том числе и репутационным. Поэтому возникла потребность в создании централизованной базы документов, которой будет пользоваться вся команда в режиме «онлайн» с разграничением прав доступа.
Цели проекта: - Создать централизованную базу документов. - Обеспечить единое рабочее пространство для сотрудников. - Разграничить права доступа к документации. - Исключить риск ошибок из-за человеческого фактора. - Модернизировать порядок ведения документооборота в компании.
Решения Компания PravoTech (АО Право.ру), решение – платформа для управления бизнес-процессами manage (one)
Что изменилось в результате В АО «НИКИЭТ» внедрение проходило в несколько этапов:
1. Высадка «десанта» вендора с целью развертывания службы на заранее подготовленных серверах (что немаловажно, экономия времени на внедрении).
2. Проведения гибридного (очный и заочный) формата обучения работе в системе.
3. Сбор замечаний и предложений по работе системы.
4. Проработка выявленных технических проблем силами IT-службы предприятия и технических специалистов вендора.
5. Повторный «десант» технических специалистов вендора для решения трудностей подключения решения.
При внедрении была выполнена настройка шаблонов самых часто используемых договоров:
- НИОКР с приложениями.
- Оказания услуг с приложениями.
- Подряда с приложениями.
- Поставки с приложениями.
Ключевые итоги Сокращение времени на выполнение отдельных производственных операций:
- Согласование и подписание договоров проходит в 10 раз быстрее.
- Сокращение объемов ручного труда (в человеко-часах): высвобождение 30% рабочего времени сотрудников.
- Снижение числа ошибок в рутинных процессах: риски компании из-за ошибок в документах сведены к минимуму.